Las no tan nuevas tecnologías en la gestión de un despacho de abogados
Por Miguel Ángel Pérez de la Manga Falcón, Consultor de despachos de abogados Socio Director de Pérez + Partners Consultants.
La tecnología se le sigue resistiendo a una buena parte de los abogados. Como puede adivinarse con el título de este artículo, quien no esté utilizando las herramientas de información tecnológicas actuales ha dejado pasar la oportunidad de tener una ventaja competitiva y las terminará utilizando por una cuestión de supervivencia.
No todas las herramientas tecnológicas son igual de estratégicas para un despacho de abogados. Comencemos por las más esenciales.
La más elemental, el correo electrónico, está comenzando a mostrar niveles de saturación y en algunos casos es difícil de gestionar. Como ya expusimos en otro artículo, a menudo desperdiciamos la ventaja del correo electrónico (permite pensar la respuesta, hay espacio para reflexionar y repasar el contenido) y lo convertimos en una llamada de teléfono móvil, respondiéndolo en menos de dos minutos y perdiendo la concentración de la tarea en la que estamos trabajando. Recuperar la atención nos cuesta un mínimo de un minuto por cada revision del correo electrónico. Puede parecer poco, pero el correo electrónico se llega a revisar cada cinco minutos, algo que nos hace perder el equivalente a un día a la semana. Esto es mucho tiempo para los que nos dedicamos a los servicios profesionales.
En segundo lugar, tenemos las redes sociales y blogs. Me gustaría aclarar, porque leo a menudo lo contrario, que las redes sociales NO son un recurso a efectos de gestión. Un recurso exige que por definición estemos hablando de algo escaso, y las redes sociales están a disposición de todo el mundo. Así que lo que se convierte en escaso es la capacidad de saber transmitir bien determinados atributos que permitan identificarnos correctamente en el inmenso océano de la web.
La gestión del tiempo que dediquemos a las redes sociales también es crítica. Es fácil confundir, en redes sociales como Twitter, el uso profesional y el uso personal, con el peligro de consumo excesivo de tiempo y envío de contenidos que solo entienden nuestros amigos pero que puede ver todo el mundo. Las de uso profesional como Linkedin tienen un enfoque que permite que sea más sencillo centrarnos más en trasmitir lo que hacemos en nuestra activiad diaria.
Pero pasemos a lo que de verdad puede constituir una ventaja competitiva como herramienta de tecnología para un despacho de abogados. Hasta ahora hemos visto herramientas a las que tiene acceso todo el mundo de manera gratuita y al margen de la gestión de la prestación de servicios de nuestro despacho (se pueden catalogar como herramientas de comunicación y marketing).
En la gestión de un despacho hay varias herramientas que pueden constituir una verdadera ventaja competitiva. Algunas de ellas son las siguientes:
Software de gestión de proyectos o expedientes. Es el más utilizado y los hay para todos los gustos. A mí personalmente me gustan más los que están pensados para la gestión de proyectos, pero cada uno debe buscar lo que mejor se adapta a sus necesidades. Imprescindible que recojan la información que se genere en cada proyecto relativa a actuaciones o comunicaciones con el clientes, archivos de escritos del despacho, contrarios o de expedientes judiciales, registro de tiempo (si es posible el facturable y el no facturable) y tareas del expediente (con asignación del responsable).
Software de gestión del conocimiento. Relacionado con todo lo anterior, es fundamental un buen software que nos permita aprovechar toda la información y conocimiento que genera el despacho para que sea mejorada y reutilizada posteriormente. La característica fundamental es tan sencilla de entender como difícil de ejecutar: que se pueda buscar de manera rápida y se encuentre el contenido que se busca.
Software de gestión financiera. Esencial para medir la rentabilidad de clientes, proyectos, objetivos de la firma y todo lo que tenga relación con el tiempo y el dinero. Si contamos con una buena herramienta financiera que nos proporcione los datos de nuestra actividad la toma de decisiones nos resultará mucho más fácil. A menudo se toman decisiones por intución (los expedientes de materias que gustan a los abogados suelen parecer más rentables por intuición que los que no gustan, aunque no siempre es así), y esto no es aconsejable.
Software de CRM o Customer Relationship Management. Importantísimo si queremos desarrollar un desarrollo de negocio sostenible. Hay que aclarar que el CRM no es un software, es una forma de gestionar las relaciones con los clientes. El software que se ha desarrollado en torno a esta forma de gestión nos ayuda a ser más eficientes, pasando de gestionar contactos a gestionar relaciones. El uso de una herramienta de CRM permite gestionar la relación de todos los miembros del despacho no solo con clientes, sino también con potenciales clientes, prescriptores de servicios, otros operadores jurídicos o contactos relacionados con la profesión. El objetivo es que nos ayude a conocer mejor al cliente y sus necesidades para poder detectar y ofrecer los servicios que necesita.
En resumen, si los despachos de abogados son empresas de conocimiento, toda inversión destinada a gestionar la tramitación de los asuntos que llevamos, el conocimiento relacionado con nuestra especialidad, nuestras finanzas y la relación con nuestros clientes, prescriptores y potenciales clientes, tendrá un retorno a medio plazo muy importante, contribuyendo a tener un proyecto de despacho sólido y sostenible.
CONSULTEN, OPINEN , ESCRIBAN .
Saludos
Rodrigo González Fernández
Diplomado en "Responsabilidad Social Empresarial" de la ONU
Diplomado en "Gestión del Conocimiento" de la ONU
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