Elabora un buen organigrama de empresa
La visibilidad de los canales de comunicación facilita el flujo de información
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El político e inventor estadounidense, Benjamín Franklin, definió el concepto de organigrama como la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de sus áreas y unidades administrativas, en las que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
Este reflejo esquemático clarifica niveles jerárquicos y los canales formales de comunicación. Por lo mismo, puede ser de gran ayuda en toda organización, al dejar en evidencia las interrelaciones de los distintos departamentos.
Para la elaboración de un organigrama en una empresa, requiere la precisión para que exponer relaciones de dependencia perfectamente definidas, respetando niveles jerárquicos. Además, debe ser vigente, por lo que pueden y deben ser constantemente actualizados. La uniformidad también será un requisito clave, para que su interpretación sea correcta y no se preste para errores. Por ello, se debe definir el diseño de líneas y figuras para propiciar su adecuada interpretación.
Los organigramas se pueden clasificar según su tipo: ámbito de competencia, contenido y por presentación (vertical u horizontal). A pesar de ello, en todos los casos que existen es necesario considerar una serie de aristas para la elaboración exitosa del esquema.
Información sobre relaciones y funciones
Se debe ser en extremo preciso sobre las relaciones entre órganos dentro de la empresa, en cada uno de los niveles de la estructura administrativa.
Según los requerimientos del organigrama, también se puede indicar la función, para determinar con claridad la labor de cada unidad.
Actualidad o futuro
Se puede diseñar un organigrama en representación de la organización actual, como también como planeación de futuras. En el último caso, se debe basar en proyecciones y estudios.
Recolección de datos
Para una organización existente, las principales fuentes de información son los archivos institucionales, empleados y trabajadores. La investigación documental, entrevistas y observación directa, son algunos de los métodos más utilizados.
Luego que la información es recolectada debe ser analizada y confirmada, para luego poder comenzar con el diseño del organigrama. Para esta etapa, se deben tener presente ciertas convenciones para su implementación.
- Las casillas deben ser rectangulares.
- Las líneas de mando cae en forma vertical sobre la parte media y encima del recuadro.
- Las líneas de nivel son siempre horizontales y señalan correlación.
- Delimitar con precisión unidades y dependencias
- Escribir correctamente el nombre de unidades y departamentos. Al utilizar siglas, indicar el nombre completo en pie del esquema.
- Todo organigrama debe ser claro visualmente, por lo mismo, se recomienda dejar un espacio apropiado entre cada cuadro y puesto, para que se comprenda de mejor manera laestructura administrativa.
- Relaciones de consultoría, asesoría o coordinación se pueden señalar con casilleros a nivel horizontal del nivel jerárquico con el que se relaciona, unido por una línea de puntos.
En contraparte, evita terminar las conexiones con flechas orientadas hacia abajo, ya que rompe el principio de autoridad y responsabilidad. Además, todas las unidades que dependan de un mismo superior deben quedar vinculadas a él por una sola línea. Evita tramos y trazos injustificados, y mantén el mismo grosos en líneas de interconexión.
Saludos
Rodrigo González Fernández
Diplomado en "Responsabilidad Social Empresarial" de la ONU
Diplomado en "Gestión del Conocimiento" de la ONU
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